《流程設計與跨部門溝通》課程分享

by | 8 月 15, 2019

今天上大人學的《流程設計與跨部門溝通》,教具設計很有趣;在一天的課程裡,讓 22 位初次見面的陌生人,從早上首輪的一盤散沙,凝聚成第二輪的高標通過任務。

差別在有沒有明確的遊戲規則共識。

1.

遊戲設計是模擬二戰時的花園行動。

前線 A、B 各需要指定數量的各武器支援,有飛機、機砲、輕重坦克;工廠 A、B 位於後方,有各種物料(一大盒樂高)、武器樣本(拼裝好的樂高)與設計圖。

前線和工廠的資源交換,是透過列車長的調度,讓列車開到工廠裝貨,沿著軌道開到前線停車卸貨。

2.

在說明完遊戲規則後,老師就退場在旁邊觀察,這時 22 位陌生人面面相覷先是短暫的沈默。

很快陸續有人跳出來主導,例如有提出討論時間只有 50 分鐘,那每個 Section 的時間要先切出來;有提出大家各自舉手選擇要參加前線/工廠/調度組;有提出是不是要先盤武器組裝時間,以及車廂可以載運的數量。

3.

分好部門後,開始討論產出物。

以工廠來說,可以交付「原料」運到前線讓他們自己組裝,也可以交付「半成品」提供給前線組裝,或是「完成品」讓運送過去直接卸貨使用。

以最單純的,工廠只撿料不組裝來說,下面又細分很多環節。

例如「需求」誰開,是前線喊要什麼武器,工廠備料嗎?還是工廠決定要出什麼武器給前線?

以「撿料」來說,要怎麼分比較有效率呢,工廠組的各自撿各武器的料嗎?還是例如飛機,要拿快 30 個樂高積木,大家把組件分組,依照編號去撿完後湊在一起?

撿料前,把堆疊再一起的樂高積木先依組件分門別類,會不會更快呢?

這個階段就是還原部門間的混亂,例如 A 說他的想法、B 說我覺得這樣更好、C 又說不然我們這樣,每個人的做法都可以,但就是要找到一個共識落實。

4.

因為大家都是第一次玩,加上討論時間很倉促,首輪玩起來頗混亂吵鬧,當然任務也是失敗了。

檢討環節就大家各自寫看到的問題,牆上貼滿便利貼;慢慢浮出本位主義,覺得自己部門有把事情做好,為什麼上游下游好像很雷。

透過遊戲把跨部門溝通的難度重現出來(無誤)以誤會來說,前線 B 說料叫了不來,工廠不知道有什麼狀況?但實際有可能是前線 B 叫料,工廠收到指令出貨,但是列車路過前線 A 剛好缺料看到車上有就順便拿走了,畢竟戰場瞬息萬變呢。

等列車開到前線 B 就覺得問號怎麼東西沒來,或是來不齊;但是前線 A 可能也說有叫料,但看不出這趟車次是要給哪邊。

5.

中午討論後,大家把交付物和流程確認下來,大到每趟車次運送物資和目的地,中到工廠 AB 的分工各自組不同武器,小到同工廠有分撿料和專心組裝的人員。

窗口也定下來,例如大廠長、AB 小廠長,分出各個職位。

第二輪跑起來就順很多,而且蠻安靜的,因為工作職責確認後,每個人就知道哪些是自己要關心判斷,哪些無關雜訊不用分心處理。

6.

照片是最後的成果,坦克、機砲,右邊的飛機,不但滿足前線所需,還多生產很多把加分項目幾乎做完。

過程中知道自己負責哪個項目,也比較有團隊共識,知道 Project 貢獻了那一塊。

看到首輪散沙後續變得這麼有效率,其實還蠻感動的,難怪說是體驗課程,一種書裡看不到的奇妙經驗。

7.

畢竟是簡化過後的遊戲,老師也有提到當回到公司世界就不會這麼單純了 XD

因為各部門有各自的 KPI,不見得會有意願幫忙,或是有可能遇到擺爛的,也包含各單位可能散落在不同樓層,不會像這樣一個大桌子就會完整看到全貌,流程上是否有機會做到短時間內密集驗證快速迭代也都是問題。

同學心得

[大人學] 流程設計與跨部門溝通 – 流浪到紅毛國

吳 致賢

吳 致賢

擁有 App/Web 開發經驗的軟體 PM,從 0 到 1 執行過 20 個以上全客製專案,包含悠遊付、friDay 影音等。關於我的簡歷點此

Recent Posts

時尚與穿搭,啟蒙我審美的影片

時尚與穿搭,啟蒙我審美的影片

在 YouTube 與 bilibili 看了超過一百部關於時尚、穿搭、服飾主題的影片,整理出幾個精選,希望讓讀者們從比較有趣的角度瞭解:)